Olet vieraillut luonamme fyysisesti tai digitaalisesti

1. Tietoa ahlsellin henkilötietojen käsittelystä – fyysiset ja digitaaliset vierailijat

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta?

Käsittelemme henkilötietojasi, kun vierailet toimitiloissamme tai verkkosivustollamme. Keräämme vain niitä henkilötietoja, joita tarvitsemme kuhunkin tarkoitukseen. Se, mitä tietoja sinusta keräämme, riippuu siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Henkilötunnistetiedot: tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimesi, henkilötunnuksesi sekä allekirjoituksesi. Käsittelemme henkilötunnustasi voidaksemme erottaa sinut yksiselitteisesti oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme toteuttamiseksi tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n mukaisesti.
• Yhteystiedot: tiedot, joiden avulla voimme ottaa sinuun yhteyttä, kuten osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
• Vierailutiedot: fyysisiin vierailuihin liittyvät tiedot, kuten ruokavaliorajoitteet, vaatekoko, auton rekisterinumero, vierailujen yhteydessä suoritettujen turvatarkastusten merkinnät ja tulokset, kenen luona on käyty, tiedot vierailun aikana sattuneista onnettomuuksista ja vaaratilanteista sekä valokuvat ja videotallenteet valvontakameroistamme sekä tapahtumistamme.
• Työtiedot: tiedot roolistasi edustamassasi organisaatiossa, kuten tehtävä/titteli, tieto siitä, mitä yritystä edustat, sekä yrityksen maantieteellinen sijainti.
• Viestintä: tiedot viestinnästäsi kanssamme, kuten sähköpostiviestien sisältö, puhelinkeskustelujen muistiinpanot, muut kommentit, video- ja äänitallenteet kokouksista, haastatteluista ja vastaavat.
• Tekniset tiedot: tietoja käyttämästäsi laitteesta (esimerkiksi tietokone tai matkapuhelin), kuten IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi, sekä tietoja tilikäyttäytymisestäsi, sijaintitiedot ja selaushistoria, jotka kerätään evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla.

3. Miksi, millä oikeudellisella perusteella ja kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

3.1 Fyysiset vierailijat

3.1.1 Vierailut ja tapahtumat

Vierailut

Tarkoitus
Vierailujen hallinta, mukaan lukien muun muassa pysäköintipaikkojen ja vierasverkon tarjoaminen tiloissamme, kulunvalvonnan hallinnointi myymälässä, logistiikkakeskuksissa (LC), muissa tiloissa ja toimistoissa, kuriiripalvelujen hallinnointi sekä vartiointikumppanimme suorittamat turvatarkastukset sen varmistamiseksi, ettei omaisuutta viedä luvatta tiloistamme/alueiltamme.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, vierailutiedot, viestintä, tekniset tiedot (vierasverkon käytön yhteydessä).

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme hallinnoida vierailuja tiloissamme ja varmistaa riittävän turvallisuustason niiden yhteydessä. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua vierailusta.

Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla.
 

Tapahtumat ja kilpailut

Tarkoitus
Tapahtumiin ja kilpailuihin kutsuminen sekä osallistumisen hallinnointi ja osallistujien jälkikäteinen yhteydenotto.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, vierailutiedot, viestintä.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme järjestää tapahtumia ja kilpailuja. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Kun käsittelemme ruokavalio- ja ruokamieltymyksiä, jotka sisältävät terveystietoja, perustamme käsittelyn nimenomaiseen suostumukseen (GDPR, 6.1(a) ja 9.2(a) artikla).

Säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään kyseisen tapahtuman/kilpailun aikana. Tarvittaessa henkilötietoja voidaan säilyttää enintään kolme (3) kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen ja enintään yhden (1) vuoden ajan kilpailun päättymisen jälkeen, jotta voimme seurata tapahtumaa, todentaa voiton ja hallinnoida kilpailuun liittyviä palkintoja.
 

Vahingot ja onnettomuudet

Tarkoitus
Vahinkotilanteiden hallinta ja raportointi, mukaan lukien mahdolliset tapaturmat, vaaratilanteet, tulipalot ja muut vastaavat tapahtumat.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, vierailutiedot, viestintä.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(a) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme hallita poikkeustilanteita, onnettomuuksia ja vastaavia. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan viimeistään kolmekymmentä (30) päivää vierailun jälkeen.
 

Valokuvat ja videot markkinoinnissa

Tarkoitus
Käytämme valokuvia, äänitallenteita ja videoita tapahtumista sisäisissä ja ulkoisissa viestintä- ja markkinointimateriaaleissa.

Käytämme tekoälytekniikkaa valokuvien ja videoiden tuottamiseen, muokkaamiseen ja tunnistamiseen.

Henkilötietoryhmät
Vierailutiedot.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme tehdä markkinointimateriaalistamme visuaalisesti houkuttelevaa ja merkityksellistä. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään käyttöajan ajan ja enintään viiden (5) vuoden ajan.

3.1.2 Kameravalvonta

Kameravalvonta logistiikkakeskuksessa, myymälöissämme ja muissa tiloissamme, kuten paikallisissa toimistoissa

Tarkoitus
Rikosten ehkäisemiseksi, estämiseksi, havaitsemiseksi ja tutkimiseksi sekä turvallisen työympäristön varmistamiseksi työntekijöillemme ja vierailijoillemme valvomme kameravalvonnalla logistiikkakeskuksiamme (LC), myymälöitämme sekä muita tilojamme, kuten paikallisia toimistoja. Kameravalvontaa toteutetaan myös luvattoman pääsyn estämiseksi edellä mainittuihin tiloihin valvomalla niihin suuntautuvaa ja niistä poistuvaa liikennettä.

Henkilötietoryhmät
Vierailutiedot, henkilötunnistetiedot.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme varmistaa turvalliset ympäristöt itsellemme ja vierailijoillemme sekä estää luvattoman pääsyn tiloihin. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua vierailusta, mahdollisia tutkimuksia lukuun ottamatta.
 

3.1.3 Raportointi, arviointi ja tutkimukset

Tutkimukset

Tarkoitus
Tutkimusten toteuttaminen palveluidemme, tuotteidemme ja toimintatapojemme arvioimiseksi, esimerkiksi myymälään liittyvillä kysymyksillä, jotka koskevat vierailijan kokemusta meistä ja vierailusta.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, viestintä.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme kerätä ja analysoida kävijöidemme palautetta. Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Arviointien ja tutkimusten tuloksena raportteihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään kymmenen (10) vuotta niiden laatimisesta.
 

Raportit ja analyysit

Tarkoitus
Tilastojen, raporttien ja analyysien pohja-aineiston jatkuva kokoaminen liiketoimintamme suunnittelun ja seurannan tueksi, esimerkiksi henkilöstöresursointia koskien.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtehtävät, vierailutiedot, viestintä.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme analysoida toimintaa eri tasoilla ja parantaa toimintaamme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Tätä tarkoitusta varten ei tallenneta erikseen henkilötietoja. Henkilötiedot, joita käytetään tilastojen, raporttien ja analyysien pohjana tässä tarkoituksessa, säilytetään kunkin tarkoituksen osalta määriteltyjen tämän alasivun tiedoissa esitettyjen säilytysaikojen mukaisesti.
 

Jäljempänä kohdassa 3.3 voit lukea lisäksi yleisluontoisemmista, laajemmin sovellettavista henkilötietojen käsittelytarkoituksista, jotka voivat koskea sinua.

3.2 Digitaaliset kävijät

3.2.1 Evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla kerätyt tiedot

Välttämättömät evästeet

Tarkoitus
Jotta verkkosivuston perustoiminnot toimisivat, esimerkiksi jotta voit tehdä ostoksia verkkokaupassamme, asettaa henkilökohtaisia mieltymyksiä, täyttää lomakkeita ja navigoida verkkosivustolla (tietojen kerääminen tapahtuu ns. välttämättömien evästeiden avulla, lisätietoja on saatavilla evästebannereissamme).

Henkilötietoryhmät
Tekniset tiedot.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme, joka koskee verkkosivuston perustoimintojen toimivuutta. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla.
 

Suorituskykyevästeet

Tarkoitus
Jotta voimme ymmärtää, miten verkkosivustoa käytetään, sekä ylläpitää ja parantaa verkkosivustoa kävijöidemme käytön perusteella (tietojen keruu tapahtuu suorituskykyevästeiden avulla, katso lisätietoja evästebanneristamme).

Henkilötietoryhmät
Tekniset tiedot.

Oikeusperuste
Suostumus (GDPR, 6.1 (a) artikla), joka kerätään evästebannerimme kautta.

Säilytysaika
Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla. 
 

Toiminnalliset evästeet

Tarkoitus
Parantaaksemme verkkosivustomme toiminnallisuutta ja mukauttaaksemme sitä henkilökohtaisesti, esimerkiksi luodaksemme suosituksia muista tuotteista, jotka saattavat kiinnostaa sinua niiden tuotteiden perusteella, joista olet osoittanut kiinnostusta (tietojen kerääminen tapahtuu toiminnallisten evästeiden kautta, katso lisätietoja evästebanneristamme).

Henkilötietoryhmät
Tekniset tiedot.

Oikeusperuste
Suostumus (GDPR, 6.1 (a) artikla), joka kerätään evästebannerimme kautta.

Säilytysaika
Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla. 
 

Markkinointievästeet

Tarkoitus
Markkinointi/mainonta mainontakumppaneiltamme muilla sivustoilla kohdennetun mainonnan ja sponsoroitujen julkaisujen avulla sen perusteella, mitä he arvioivat sinulle relevantiksi (tietojen keruu tapahtuu kohdennettujen evästeiden kautta, katso lisätietoja evästebanneristamme). 

Täältä voit lukea tarkemmin miten Google käyttää sivustoiltamme ja sovelluksistamme kerättäviä tietoja.
Täältä voit lukea miten Meta käyttää sivustoillamme kerättäviä tietoja.

Henkilötietoryhmät
Tekniset tiedot.

Oikeusperuste
Suostumus (GDPR, 6.1 (a) artikla), joka kerätään evästebannerimme kautta.

Säilytysaika
Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla.
 

3.2.2 Verkkolomakkeet

Verkkolomake

Tarkoitus
Käsitellä tietojasi ja pyyntöäsi, kun käytät jotakin verkkosivustomme lomakkeista esimerkiksi kiinnostuksen ilmaisua, yhteydenottopyyntöä tai yhteydenottoa varten, taikka kun esität luetteloa, tilausta tai yksittäisiä tuotteita koskevia kysymyksiä tai muuta vastaavia tiedusteluita.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, viestintä, tekniset tiedot.

Oikeusperuste
Käytön yhteydessä evästeiden tai vastaavanlaisen seurannan avulla kerättyjen tiettyjen teknisten tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, joka kerätään evästebannerimme kautta (GDPR, 6.1(a) artikla).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme, joka mahdollistaa verkkosivuston lomakkeiden käytön. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan viidentoista (15) kuukauden kuluttua käytöstä, ellei toisin mainita, esimerkiksi tiettyyn pyyntöön liittyen.

Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla.

Jäljempänä kohdassa 3.3 voit lukea lisäksi yleisluontoisemmista, laajemmin sovellettavista henkilötietojen käsittelytarkoituksista, jotka voivat koskea sinua.

3.3 Yleinen käsittely

IT- ja tietoturva

Tarkoitus
Suojata IT-järjestelmiämme (jotta ne toimivat oikein ja turvallisesti), suorittaa testejä, selvittää vikoja ja tutkia IT-turvallisuuspoikkeamia sekä teknisten ongelmien syitä ja palauttaa tietoja IT-järjestelmiin tarvittaessa (esim. turvallisuuspoikkeaman sattuessa). Jatkuva varmuuskopiointi on käytössä.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, vierailutiedot, tekniset tiedot, viestintä.

Oikeusperuste
Evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla kerättyjen tiettyjen teknisten tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, joka kerätään evästebannerimme kautta (GDPR, 6.1(a) artikla).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme varmistaa riittävän IT- ja tietoturvan, mikä on oikeutettu etumme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika
IT-järjestelmiemme testauksessa käytettävät henkilötiedot päivitetään testausympäristössä kerran (1) vuodessa. IT-järjestelmissämme olevien henkilötietojen varmuuskopiot päivitetään jatkuvasti, ja vanhat versiot poistetaan viimeistään kahdentoista (12) kuukauden kuluttua.

Henkilötietoja, joita käsitellään luvattomilta tunkeutumisilta, palvelunestohyökkäyksiltä ja muilta turvallisuusriskeiltä suojautumista varten, ei lähtökohtaisesti säilytetä. Jos IT-järjestelmät kuitenkin joudutaan estämään esimerkiksi turvallisuussyistä, tietoja säilytetään kolme (3) kuukautta. Vianmäärityksen yhteydessä lokitietoina kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan.

Tekniset tiedot poistetaan Ahlsellin evästeiden hallintamoduulissa kuvatulla tavalla.
 

Valvonta, vaatimukset ja poikkeustilanteet

Tarkoitus
Poikkeustilanteiden selvittämiseksi, vaatimuksiin vastaamiseksi ja pyydettyjen tietojen toimittamiseksi valvontaviranomaisille valvonnan yhteydessä.

Henkilötietoryhmät
Henkilö- ja henkilötietoryhmät, joita pyydetään poikkeustilanteissa ja valvonnan yhteydessä.

Oikeusperuste
Oikeudellisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, 6.1(c) artikla sekä GDPR, 31, 33–34 ja 58 artikla).

Säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun tapaus tai valvonta on käynnissä ja enintään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta sen jälkeen.
 

Riidat

Tarkoitus
Suojella etujamme riitatapauksissa.

Henkilötietoryhmät
Henkilö- ja henkilötietoryhmät, jotka ovat välttämättömiä riidan kohteen ja osapuolten kannalta.

Oikeusperuste
Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on tarpeen suojataksemme etumme riitatapauksissa. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etujamme.

Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään riidan keston ajan ja sen jälkeen kymmenen (10) vuotta.
 

GDPR:n mukaiset oikeudet

Tarkoitus
GDPR:n mukaisia oikeuksia koskevien pyyntöjesi toteuttamiseksi.

Henkilötietoryhmät
Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot sekä muut sinua koskevat tiedot, jotka annat pyynnössäsi ja jotka ovat tarpeen pyynnön käsittelemiseksi.

Oikeusperuste
Oikeudellinen velvoite (GDPR, 6.1(c) artikla ja GDPR, III luku).

Säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta sen jälkeen, kun olemme käsitelleet pyyntösi.
 

Oikeudelliset velvoitteet

Tarkoitus
Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen esimerkiksi rahanpesulain tai tuotevastuuta ja tuoteturvallisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti.

Henkilötietoryhmät
Vain ne henkilötietoryhmät, jotka ovat välttämättömiä kunkin lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Oikeusperuste
Oikeudellisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, 6.1(c) artikla ja esimerkiksi rahanpesulaki (444/2017) ja tuotevastuulaki (694/1990)).

Säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti viisi (5) vuotta niiden keräämisestä. Jos se on tarpeen rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi tai tutkimiseksi, tietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta. Muiden lakisääteisten velvoitteiden osalta voi olla voimassa muita säilytysaikoja kunkin lainsäädännön mukaisesti.