Aamukahvit ja lämmin tunnelma siivittivät keskustelua Webshopista. Se on monipuolinen työkalu, joka sopii toiminnan tehostamiseen niin suurille kuin pienille LVI-liikkeille. Webshop on avoinna 24/7 ja sen mobiilisovellus kulkee mukana jatkuvasti.
Tänä vuonna 30-vuotisjuhliaan viettävä Turun Seudun Poltin- ja LVI-huolto on Turun talousalueella asemansa vakiinnuttanut vesijohtoliike. Henkilöstössä on noin 30 asentajaa, joista linjasaneeraukset työllistävät jopa 60 prosenttia. Kesäisin tehdään myös lämpöjohto- ja kaukolämpöasennuksia, mutta perusputkiliikkeen työt ovat aina osa kokonaisuutta.
Webshopin ja mobiilisovelluksen helppokäyttöisyys yllättävät
Turun Seudun Poltin- ja LVI-huollossa on jaettu vastuuta: osa asentajista tilaa itse tavarat työmaalleen. Tällöin Webshop toimii alustana projektikohtaisten valikoimien ja tilausten hallintaan. Hyötyjen ja helppouden takia ahlsellilaisten on helppo opastaa asiakkaita Webshopin käyttäjiksi. Halutessaan asiakkaat voivat edelleenkin kilauttaa myös suoraan Ahlsellin myyjälle.
”Tykkään soittaa Marjalle. Hän tietää asiat ja hänen kanssaan on mukavaa jutella!” Tero kuvaa seitsemän yhteistyövuoden aikana muodostunutta kokemustaan. Marja iloitsee palautteesta, mutta kannustaa samalla siirtymään Joakimin tavoin Webshopiin, jonka helppokäyttöisyydestä hän on saanut paljon myönteistä asiakaspalautetta. Webshopin toiminnot, kuten laskuarkisto, voivat pelastaa asiakkaan kiireen keskellä, kun vastuumyyjä on varattuna.
Asiakaskohtainen hinnasto ja nettosaatavuus ovat Webshopin tärkeimmät tiedot. Joakim tilaa tavarat aina ennen kello 16:tta ja voi luottaa siihen, että kuorma saapuu seuraavana päivänä. Webshopin tilausten katkoaika on 16.30 eli siihen mennessä tänään syötetty tilaus toimitetaan seuraavana arkipäivänä. ”Laitoin aiemmin tilauksen paperille ja toimitin Marjalle. Marja näytti minulle, miten löydän tuotteet Webshopista. Tiliasiakkaana pystyin rekisteröitymään verkkokauppaan ja opin heti käyttämään sitä. Nykyisin saatan olla yhteydessä Marjaan, jos tulee ongelma”, Joakim kuvaa helppoutta.
Webshopista näkyvät myös tilaushistoria ja tulevien toimituksien toimitusajat. Toukokuun alusta alkaen saatavilla ovat olleet myös toimittajien arvioimat transit-tuotteiden toimitusajat.
Mobiilisovelluksen viivakoodiskannaus korjaa ”rikkinäisen puhelimen”
Projektijohtaja Tero tunnistaa vanhassa toimintamallissa rikkinäisen puhelimen riskin. Kun tilaus otetaan vastaan puhelimitse, kirjoitetaan paperille ja noudetaan varastosta, prosessissa on monta virhemahdollisuutta. Webshopin mobiilisovelluksen viivakoodinlukijan käyttö ja muu automaatio vähentävät virheitä. Viivakoodinlukija asentuu mobiililaitteeseen automaattisesti sovelluksen käyttöönotossa, kunhan muistaa hyväksyä sovelluksen pääsyn kameraan ja kuviin.
Joukko testasi viivakoodilukijaa myymälässä, missä Webshop-tilauksen voi koota helposti skannaamalla hyllyssä olevien tuotteiden EAN-koodit. Samaan tapaan lukijaa voi käyttää täydennystilauksiin työmaalla ja huoltoautossa.
Webshopiin tallennetut ”Omat listat” helpottavat tilaamista
LVI-asennuskohteisiin tilattavat tuoterivimäärät ovat suuria. Linjasaneerauskohteessa voidaan käyttää keskimäärin jopa 500:ttä nimikettä. Webshopissa on useita tiedonhakua ja tilausten hallintaa helpottavia toimintoja. Siinä missä Joakim etsii tuotteet tyytyväisenä hakutoiminnon avulla, Marja käyttää tottuneesti hakuihin nimikkeiden alkunumeroita. Tero puolestaan olisi valmis luomaan tuotelistoja asentajien yhteiskäyttöön.
Omat listat -toiminnon avulla voi tallentaa muistiin niin projektikohtaiset tuotteet kuin asentajan omassa työssään yleisimmin käytössä olevat tuotteet, koot ja mitat. Tallennettuja listoja voi kopioida pohjiksi uusille listoille. Omia listoja voi jakaa toisille, mikä nopeuttaa projektin kaikkien tavarantilaajien työtä. Webshopin ostoskoriin voi myös ajaa tuotteita Excelistä, mikä helpottaa varsinkin isojen tuotemäärien tietojen siirtämistä.
Projektinjohtajana Tero olisi valmis asentajia helpottavaan työnjakoon, jossa hän loisi Webshopiin valmiiksi projektit ja tuotekokonaisuudet, ja asentajat poimisivat niistä tarvittavat tuotteet tilaukseen. Toimintatavan valinnassa hän antaa kuitenkin vapauden asentajille. Mikä sopii yhdelle, ei välttämättä ole luontainen tapa kaikille muille!
Webshopia kehitetään jatkuvasti asiakkaiden toiveita kuunnellen
Käyttäjäkokemukset ovat tärkeä kehitystyökalu, ja palautetta tarvitaan eri aktiivisuustason käyttäjiltä. Tero ja Joakim esittivät kaksi toivetta: Webshopiin olisi hyvä saada tuotteiden mittatiedot ja mahdollisuus kirjata toimitusaikaa koskeva huomautus, esim. toimitus työmaalle ennen klo 8. LVI-alalla on käytetty tietolähteenä perinteisesti katalogia, josta on totuttu etsimään tuotteiden mitat ja käyrät. Webshop helpottaa tiedonhakua, sillä kaupassa on jo 15 000 tuotedokumenttia. Kaikkien 180 000 nimikkeen dokumenttien lisääminen vie aikansa, mutta työ etenee määrätietoisesti.
”Tuotetietojen täydentäminen on Webshopin tämän vuoden teema. Hiljattain otettiin käyttöön myös palautetoiminto, ja nyt asiakkaatkin voivat ehdottaa parannuksia. Tuotetiedonhallinta on osittain tuotepäällikkötasoista työtä. Esimerkiksi tavarantoimittajilta saatavan tiedon muokkaaminen Webshopin formaattiin sopivaksi vaatii erikoisosaamista ja paljon resursseja. Tuotetietojen laatu vaikuttaa kuitenkin ratkaisevasti Webshopin hakukoneen erinomaisuuteen ja siksi panostamme työhön. Työmäärä on valtava, mutta olemme päivä päivältä lähempänä maalia”, Ira kertoo.
Turun Seudun Poltin- ja LVI-huoltoTurun Seudun Poltin- ja LVI-huolto Oy on vuonna 1989 perustettu Turun talousalueella toimiva vesijohtoliike. Sen asiakaskuntaa ovat asunto-osakeyhtiöt, yritykset sekä kuntien ja valtion kiinteistöt. Osaamisalueita ovat talotekniikan linjasaneeraustyöt, joissa yritys on toiminut myös pääurakoitsijana vuodesta 2000 lähtien, sekä vesi- ja viemärityöt, lämpöjohtotyöt, vuotojen haku- ja korjaustyöt sekä rakennusautomaatio- ja LVI-säätölaitetyöt. Yrityksen suurin yksittäinen saneerauskohde on ollut 303 asunnon asunto-osakeyhtiö ja pienin kohde seitsemän asunnon rivitaloyhtiö. Yritys on toteuttanut kaikkiaan 3900 asunnon talotekniikkasaneerauksen. Yrityksessä on noin 30 suomalaista työntekijää, joista noin 60 prosenttia työskentelee talotekniikan linjasaneeraustehtävissä ja noin 40 prosenttia keskittyy kiinteistöjen huolto- ja korjaustehtäviin. Yrityksen liikevaihto oli viime tilikaudella 9,4 miljoonaa euroa. |
Toimituksen kellonaika on tärkeä asia työmaan toiminnan kannalta. ”Kuorma pitää saada työmaalle ajoissa, että se saadaan lukkojen taakse, sillä työmailta varastetaan paljon”, Marja perustelee. Webshopin sijaan Tero näkee kehitettävää kuljetusliikkeiden toimitusajoissa: ”Jos rahti toimitetaan työmaalle 16.30, tavarat joudutaan raahaamaan sisälle ylitöinä, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia.” Ira lupaa, että tilauksen viitekenttä toimitusaikaa varten on helppoa toteuttaa ERP:ssä, missä tietueiden oletusnimiä voidaan muokata. Toimitusaikatoiveiden toteutumista hän sen sijaan ei pysty lupaamaan.
Tapaamisen tuloksena Turun Poltin- ja LVI-huolto sai monta uutta ideaa, jotka helpottavat toimintaa ja parantavat tekemisen laatua. Ahlsellin koriin ropisi kehitysideoita, joista hyötyvät kaikki asiakkaat. Linjat ovat auki ja palautetta otetaan ilomielin vastaan myös jatkossa!